Voor loonadministratie en het beheer van Human Resources zijn in de markt heel veel verschillende softwareoplossingen beschikbaar. Sommige software is bedoeld voor MKB bedrijven, andere juist voor grotere bedrijven en natuurlijk zijn er ook pakketten voor externe dienstverleners zoals accountants -en payroll bedrijven. Voorop staan gebruikersgemak, efficiëntie en nauwkeurigheid.
De rol van software in het verbeteren van de loonadministratie en Human Resources management
Software is cruciaal bij het verbeteren van de loonadministratie en HR management. Allereerst is het efficiënt. Software automatiseert repetitieve taken en koppelt processen. Loonberekening, aangifte en afdracht van belastingen en het genereren van loonstroken gebeurt automatisch. Zolang de ingevoerde data klopt is het proces daarna foutloos. Deze nauwkeurigheid sluit menselijke fouten uit. Onjuiste salarisberekening en belastingaangiftes en de vaak in andere processen doorwerkende fouten komen niet meer voor. Het goed bijhouden van de steeds veranderende wet- en regelgeving is voor de HR-professional een uitdaging. Goede HR-software helpt bij de handhaving van de compliance van het HR- en salarissysteem. Een goed voorbeeld zijn automatische aanpassing van belastingtabellen en regelgeving. Ook het laten vervaardigen van bepaalde managementrapportages en rapportages aan externe stakeholders kan deel uitmaken van het systeem. Dit alles helpt bij de perfecte naleving van fiscale voorschriften en arbeidsrechtelijke aspecten.
Belangrijke kenmerken om te overwegen bij het kiezen van software voor loon en HR beheer
Stel allereerst vast welke functionalitetien in het bedrijf gebruikt worden. Omdat software vaak een aantal bepaalde standaardonderdelen heeft, kunnen daarna de modules worden aangekocht die echt nodig zijn zonder voor overbodige software te betalen. Het gaat hierbij natuurlijk ook om de omvang van de organisatie en de mate waarin bepaalde taken al dan niet worden uitbesteed. Kijk ook naar compatibiliteit zodat de software makkelijk communiceert met eventuele externe dienstverleners. Als gekozen wordt voor payroll-functionaliteit analyseer dan of de modules die nodig zijn ook beschikbaar zijn. Denk daarbij aan loonadministratie, belastingaangifte, loonstrookgeneratie, beheer van arbeidscontracten, absentie en verlofdagen. Zorg ervoor dat de software geschikt is voor de belastingwetten -en regels. Beschouw ook de HR-functies zoals personeelsbeheer, verlofbeheer en prestatiebeoordelingen. Een overweging kan zijn dat er self-service mogelijkheden ingebouwd zijn voor de medewerkers. Medewerkers zijn dan in staat zijn om hun eigen persoonlijke gegevens bij te werken, verlofaanvragen in te dienen, loonstroken te bekijken en andere relevante persoonlijke zaken te raadplegen en aan te passen. Dit vermindert de administratieve last voor de HR- medewerkers en geeft werknemers meer controle over hun eigen gegevens.
De selectie van het juiste pakket
Na een zorgvuldige formulering van eisen en wensen kan de selectie van software voor loon- en HR beheer starten. Dit is een betrouwbare leverancier op het gebied van loon software. Dit bedrijf heeft al meer dan 10 jaar ervaring op dit gebied en geniet het vertrouwen van meer dan 100.000 bedrijven. Zij leveren overigens ook integreerbare HR software. De integrale benadering zorgt voor een makkelijke koppeling met partners en met de beschikbare add-ons kan maatwerk worden geleverd. Voor bedrijven die al beschikken over soortgelijke software is de overstapservice erg nuttig. Het voorkomt de moeilijkheden die zich bij een overstap kunnen voordoen.