Het klinkt natuurlijk meer dan logisch: jij doet iets voor een opdrachtgever en hij of zij betaalt jou uit. Toch gebeurt het in de praktijk weleens dat een klant niet betaald. Vervelend. Want het betekent niet alleen dat jij je geld niet krijgt, het kost vaak ook nog eens meer tijd. In deze blog vertellen we jou wat je kan doen als je klant niet betaalt.
Of je klant wel of niet betaalt noemen we debiteurenrisico. Dit houdt in dat je altijd het risico loopt dat een factuur niet wordt betaald of niet op tijd wordt betaald. Hoe langer een factuur openstaat hoe groter de kans is dat een factuur niet wordt betaald. Hiermee groeit het debiteurenrisico. Misschien denk je dat dit risico alleen is bij nieuwe klanten of afnemers. Maar ook als je al jaren samenwerkt kan het debiteurenrisico ineens groeien.
Niet iedereen die niet direct jouw factuur betaalt valt onder het kopje: niet betalende klanten. Maar als je merkt dat een factuur – nog niet – is betaald dan is vaak de eerste stap dat je een herinnering van de factuur stuurt. Net zoals dat jij weleens een pakketje dat je hebt gekregen te betalen, kan het zomaar zijn dat jouw klant of afnemer dat in eerste instantie ook vergeet. Je kan netjes de factuur opnieuw sturen met het verzoek of ze deze willen betalen uiteraard.
Begin met een belletje
Als je merkt dat er ook na de herinnering niets gebeurt, is het goed om in eerste instantie te bellen met de klant of de afnemer. Door te bellen kun je namelijk samen afstemmen wat er aan de hand is. Misschien blijkt een e-mailadres niet te kloppen of is de factuur in de spambox terecht gekomen. Er kan van alles gebeuren waardoor een factuur niet is betaald. Als je direct van het ergste uit gaat zonder eerst samen te overleggen kan dat betekenen dat er misschien een conflict ontstaat.
Maar… wat wel belangrijk is, is dat je vanaf hier duidelijk documenteert wat je allemaal doet. Door de activiteiten en de communicatie rondom de niet-betalende klant bij te houden, heb je eventueel in de toekomst een hardere zaak. Deze informatie kan cruciaal zijn wanneer de zaak toch blijkt te escaleren.
Weten hoe je een goede factuur opmaakt? Kijk dan even hier!
Van incasso tot advocaat
Want als iemand niet betaald heeft dan consequenties. In eerste instantie zal dat betekenen dat je per direct stopt het leveren. Of het nu gaat om goederen of diensten. Het kan ook betekenen dat je het bij iemand anders onder de aandacht gaat brengen binnen het bedrijf. Als het echt niet betaald wordt, dan escaleert het zo erg dat je voor een externe partij gaat. Dan leg je de zaak neer bij een incassobureau, advocaat. Of een kredietverzekeraar.
Het kan verstandig zijn om een incassobureau in te schakelen. Op deze manier kun je vaak gemakkelijk afdwingen om de factuur toch te laten betalen. Veel incassobureaus werken namelijk op basis van no cure no pay. Dit houdt in dat als het bureau jouw factuur niet betaald krijgt, jij niets hoeft te betalen aan het bureau.